Enrutamiento y distribución de leads

Enrute automáticamente los leads al representante de ventas o equipo adecuado en función del territorio, el interés por el producto, el tamaño de la empresa o criterios personalizados. Surface gestiona la lógica de enrutamiento y la asignación en el CRM en tiempo real.

Métodos de enrutamiento

Round-robin. Distribuya los leads de forma equitativa en un equipo. Rastrea las asignaciones para garantizar una distribución justa, incluso cuando los representantes tengan disponibilidades diferentes.

Basado en territorio. Enrute por geografía, industria o segmento de cuenta. Asigne leads de California al equipo de la Costa Oeste, empresas grandes a ejecutivos de cuentas sénior, etc.

Producto o caso de uso. Empareje leads con especialistas basándose en el producto o función por la cual expresaron interés a través de las respuestas del formulario.

Basado en cuenta (Account-based). Dirija los leads de cuentas de clientes existentes a su gerente de cuenta o CSM actual.

Basado en calificación. Envíe leads con puntuaciones altas directamente a ventas, leads medios a los SDR para su nutrición y leads bajos a la automatización de marketing.

Configurar reglas de enrutamiento

1. Vaya a Workflows > Lead Routing

2. Haga clic en Create Routing Rule

3. Defina los criterios de coincidencia (por ejemplo, "Company size is Enterprise" o "Country is United States")

4. Seleccione el método de asignación (representante específico, cola de equipo o round-robin)

5. Elija dónde crear el lead (contacto de HubSpot, lead de Salesforce, etc.)

6. Establezca el orden de prioridad si se pueden aplicar varias reglas

Configurar round-robin

Para una distribución equitativa en un equipo:

1. Cree una regla de enrutamiento con asignación round-robin

2. Añada miembros del equipo a la rotación

3. Establezca los horarios de trabajo y zonas horarias para cada representante

4. Active "skip if unavailable" para evitar la asignación de leads fuera del horario comercial

5. Opcionalmente, pondere la distribución (por ejemplo, los representantes sénior reciben el doble de leads que los júnior)

Surface rastrea el recuento de asignaciones de cada representante para mantener el equilibrio a lo largo del tiempo, incluso si algunos leads son descalificados o reasignados posteriormente.

Sincronizar con su CRM

Las reglas de enrutamiento crean y asignan registros automáticamente en su CRM conectado:

HubSpot: Crea un contacto, lo asigna al propietario especificado y, opcionalmente, establece la etapa del negocio o el estado del ciclo de vida.

Salesforce: Crea un lead o contacto (configurable), lo asigna al usuario enrutado y actualiza campos como la fuente y el estado del lead.

Slack: Envía una notificación al mensaje directo del representante asignado o a un canal de equipo con los detalles del lead.

Configure el mapeo de campos en Settings > Integrations para controlar qué datos se sincronizan y dónde.

Gestionar conflictos de enrutamiento

Cuando varias reglas coinciden con un lead:

• Surface aplica la primera regla coincidente en su orden de prioridad

• Utilice la herramienta Test Routing para previsualizar qué regla se aplica a leads de muestra

• Establezca una regla predeterminada o de respaldo al final para capturar los leads que no coincidan

Monitorear el rendimiento del enrutamiento

Consulte el Routing Dashboard para ver:

• Cuántos leads recibió cada representante esta semana/mes

• Qué reglas de enrutamiento se activan con más frecuencia

• Tiempo promedio desde la captura del lead hasta la asignación

• Leads no enrutados que cayeron en la regla predeterminada

Ajuste las reglas trimestralmente a medida que cambie la estructura de su equipo o las definiciones de territorio.